Ochrana osobných údajov

Informácia obchodnej spoločnosti City-Arena Hotel a.s., so sídlom: Kapitulská 5, 917 01 Trnava, IČO: 50 252 895, zapísanej v Obchodnom registri Okresného súdu v Trnave, oddiel Sa, vložka č. 10681/T ako prevádzkovateľa Hotela ARENA v Trnave o spracúvaní osobných údajov v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov určená zákazníkom hotela ARENA

Naša spoločnosť týmto informuje všetkých zákazníkov hotela (klientov, ubytovaných), že bude spracúvať osobné údaje, ktoré nám zákazníci poskytli/resp. poskytnú v súvislosti s uzatvorením zmluvy, na základe ktorej poskytujeme zákazníkom určité služby – najmä ubytovacie služby (ďalej len „zmluva“) Naša spoločnosť je teda prevádzkovateľom pri spracúvaní osobných údajov zákazníkov (ďalej aj len „prevádzkovateľ“). Táto informácia vysvetľuje zákazníkom, na akom právnom základe sa získané osobné údaje zákazníkov budú spracúvať, aké kategórie osobných údajov sa budú spracúvať, ako bude prevádzkovateľ osobné údaje používať a po akú dobu.

Právny základ na spracúvanie osobných údajov:

uzavretie zmluvy,
oprávnený záujem prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby (zákazníka) vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa; tento právny základ sa nevzťahuje na spracúvanie osobných údajov orgánmi verejnej moci pri plnení ich úloh,
osobitný súhlas zákazníka,
plnenie zákonných povinností.

Právnym základom spracúvania osobných údajov zákazníkov je predovšetkým uzavretie zmluvy medzi našou spoločnosťou a zákazníkom. Poskytnutie a spracovanie osobných údajov zákazníkov je totiž nevyhnutné za účelom plnenia zmluvy. Právnym základom spracúvania osobných údajov zákazníkov je aj oprávnený záujem, ktorý ako prevádzkovateľ hotela ARENA sledujeme (napríklad bezpečnosť). Osobné údaje zákazníkov môžeme spracúvať aj na základe osobitného súhlasu zákazníka ako dotknutej osoby, ak nám takýto osobitný súhlas zákazník poskytne (ďalej len „osobitný súhlas“), a to v prípadoch, ak máme záujem spracúvať osobné údaje zákazníka aj na iné účely než tie, ktoré vyplývajú z plnenia zmluvy či zo sledovania nášho oprávneného záujmu či z plnenia si zákonných povinností (najmä marketingové účely). Takýto osobitný súhlas však môže zákazník kedykoľvek odvolať. Osobné údaje sme v určitých prípadoch povinný spracovať aj z dôvodu plnenia zákonných povinností v zmysle osobitných právnych predpisov.

Kategórie osobných údajov zákazníka, ktoré spracúvame:

Osobné kontaktné údaje. Najmä meno, priezvisko, adresa trvalého bydliska, adresa na zasielanie písomností, emailová adresa, kontaktné telefónne číslo, číslo OP, rodné číslo, akademický titul, dátum narodenia, osobné údaje získané zo zabudnutých hodnôt (napríklad peňaženky, oblečenie, tašky, alebo elektronika v hoteli), evidenčné číslo motorového vozidla zákazníkov.
Pracovné kontaktné údaje. Najmä obchodné meno a adresa firmy (pri fyzických osobách podnikateľoch), ktorú zákazníci pri ubytovaní v hoteli zastupujú alebo v mene ktorej sa zákazníci ubytujú, pracovná emailová adresa a pracovné telefónne číslo.
Zmluvné údaje. Najmä identifikačné údaje a údaje z identifikačných dokladov, obsah zmluvy uzatvorenej s našou spoločnosťou, vrátane všetkých jej dodatkov, rozsah poskytovaných služieb.
Platobné informácie. Najmä číslo bankového účtu a výška spoplatnených služieb.
Údaje o korešpondencii a komunikácii. Najmä emailová korešpondencia, internetové dátové prenosy a IP adresa.
Informácie týkajúce sa bezpečnosti. Najmä číslo prístupovej karty zákazníkov, informácie o tom, či sa zákazníci nachádzajú v budove.
Údaje z identifikačného dokladu. Občiansky preukaz, cestovný pas, či iný doklad totožnosti vrátane ich fotokópií.
Monitoring podobizne zákazníka kamerovým systémom v prevádzke hotela. Podobizeň zákazníka za účelom kontroly dodržiavania bezpečnosti a ochrany práv a právom chránených záujmov prevádzkovateľa. Všetky priestory s kamerovým monitoringom sú riadne označené piktogramom.

Účel a ciele spracúvania osobných údajov:

Osobné údaje zákazníkov budeme spracúvať najmä na nasledovné účely:

Administratíva. Vedenie osobných záznamov o všetkých zákazníkoch a službách im poskytnutých. Na základe analýzy našich záznamov tiež robíme strategické rozhodnutia o ponukách pre našich zákazníkov. Právnym základom je zmluva uzatvorená medzi nami a zákazníkom a náš oprávnený záujem.
Poskytovanie ubytovacích služieb a s tým súvisiace zabezpečovanie evidencie ubytovaných hostí v zmysle osobitných predpisov. Právnym základom je plnenie povinností zo zmluvy a plnenie zákonných povinností.
Direct marketing. Právnym základom je oprávnený záujem v prípade Newsletter komunikácie a osobitný súhlas, ktorý nám zákazník udelil.
Dane a účtovníctvo. Za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov upravujúcich dane a iné finančné plnenia sme povinní spracovávať určité osobné údaje priamo zo zákona. Právnym základom je plnenie zákonných povinností.
Bezpečnosť. Osobné údaje spracúvame aj na účely kontroly a zabezpečenia bezpečnosti v areáli hotela, ochrany nášho majetku, majetku zákazníkov či tretích osôb, ochrany života a zdravia osôb. Právnym základom je plnenie zákonných povinností a oprávnený záujem.
Riešenie sporov a vyšetrovanie priestupkov, dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov. Osobné údaje spracúvame aj na účely riešenia sporov, sťažností alebo právnych postupov alebo ak máme podozrenie z priestupku, ktoré by sme chceli ďalej preskúmavať. Právnym základom je plnenie zákonných povinností a oprávnený záujem. Osobné údaje môžeme spracúvať aj preto, aby sme dodržiavali osobitné všeobecne záväzné právne predpisy (napr. dodržiavanie Zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu) alebo určitý súdny príkaz.
Marketingové súhlasy. Na využívanie aj iných osobných údajov prípadne na iné účely, než vyplývajú zo zmluvy, oprávneného záujmu či z plnenia zákonných povinností, je potrebný osobitný súhlas, ktorý si od zákazníka vopred vyžiadame a ktorý nám zákazník udelí. Právnym základom takéhoto spracúvania osobných údajov je teda osobitný súhlas, ktorý sme od zákazníka dostali, avšak ktorý môže zákazník kedykoľvek odvolať.
Záznamy prejavov osobnej povahy. Právnym základom je oprávnený záujem (najmä predchádzanie zneužívaniu nami poskytovaných služieb a ochrana majetku) ako aj ustanovenia § 12, odsek 2 a 3 zákona č. 40/1964 Zb. Občianskeho a ustanovenia § 10, odsek 3, písmeno a) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon“), na základe ktorých môže prevádzkovateľ vyhotovovať obrazové snímky alebo obrazovo zvukové záznamy na úradné účely na základe Zákona, na umelecké účely alebo na účely filmového, rozhlasového, tlačového alebo televízneho spravodajstva. Pri vykonávaní takéhoto záznamu sme povinní prihliadať na oprávnené záujmy dotknutých zákazníkov a fyzických osôb a dbať na čo najmenšiu možnú mieru zásahu do ich súkromia.
Straty a nálezy. V prípade, ak zákazník stratí alebo zabudne v areáli hotela určité veci a bude požadovať ich vrátenie, je nevyhnutné, aby sme vždy overili identitu zákazníka a zaznamenali konkrétne údaje o osobe, ktorej sme zabudnuté či nájdené veci odovzdali. Právnym základom je oprávnený záujem.

Strany, ktoré môžu mať prístup k osobným údajom zákazníka

Zákazníci berú na vedomie, že môžeme poskytnúť ich osobné údaje nasledovným kategóriám príjemcov:

externému dodávateľovi účtovných, archivačných a IT služieb,
verejnoprávnym orgánom v rámci plnenia zákonných povinností (predovšetkým cudzinecká polícia, daňové úrady, úrady sociálneho zabezpečenia, orgány činné v trestnom konaní alebo iné vládne orgány) alebo v súvislosti s uplatňovaním práv a povinností zo zmluvy (predovšetkým súdy),
osobe oprávnenej na výkon advokácie v zmysle § 12 zákona č. 586/2003 Z. z. o advokácii (ďalej len „advokát“) za účelom poskytnutia odborného právneho poradenstva súvisiaceho s uzatvorením a plnením zmluvy alebo za účelom uplatňovania si našich nárokov vyplývajúcich zo zmluvy,
tretím stranám, ktoré konajú v našom mene, napríklad poskytovateľom služieb – v takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany používať osobné údaje len na nevyhnutné účely a iba v súlade s našimi pokynmi,
našim zamestnancom, ktorí sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti, a to len v nevyhnutnom rozsahu v závislosti od plnenia pracovných úloh zamestnanca,
ak to vyžaduje všeobecne záväzný právny predpis alebo súdny príkaz, osobné údaje zákazníka môžeme zdieľať napríklad s našimi dodávateľmi alebo klientmi.

Zákazníci berú na vedomie, že môžeme získavať osobné údaje aj od tretích osôb, najmä od sociálnych sietí (ako Facebook, Tripadvisor, Instagram, Google), ak sa zákazníci rozhodli zriadiť svoje užívateľské konto prostredníctvom služieb týchto tretích strán. Ďalej môžeme získavať osobné údaje od tretích strán, s ktorými spolupracujeme a ktoré ponúkajú produkty rezervačného systému, ako booking.com a amadeus.com.

Doba uchovávania osobných údajov a práva zákazníka počas doby uchovávania:

Spracúvať osobné údaje zákazníka sme oprávnení počas trvania a plnenia zmluvy a po zániku zmluvy do vysporiadania všetkých záväzkov plynúcich zo zmluvy či súvisiacich so zmluvou po dobu nevyhnutne potrebnú na plnenie zákonných povinností vrátane archivačných povinností – max. po dobu 10 rokov, ak osobitný všeobecne záväzný predpis nebude vyžadovať dlhšiu dobu. Osobné údaje dotknutých osôb spracúvame na marketingové účely len po nevyhnutnú dobu, najdlhšie však do odhlásenia sa z odberu informačných materiálov (Newsletters) či odvolania súhlasu, ak právne predpisy nevyžadujú dlhšie uchovávanie alebo neexistuje iný právny základ na uchovávanie. Osobné údaje (obrazové záznamy) získané z kamerového systému uchovávame maximálne po dobu 30 dní od ich vyhotovenia.

Zákazník má právo v rozsahu, v akom to neodporuje všeobecným právnym predpisom, požadovať od nás prístup k svojim osobným údajom, má právo na opravu osobných údajov, právo na vymazanie osobných údajov, právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov, právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, právo na prenosnosť svojich osobných údajov, právo podať sťažnosť dozornému orgánu, t.j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Uvedené práva dotknutej osoby sú bližšie špecifikované v článkoch 15 až 21 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov. Osobné údaje budú umiestnené výlučne v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru.

Spôsob, akým zákazníci môžu uplatniť práva k osobným údajom:

Vaše práva môžete uplatniť zaslaním písomnej žiadosti poštou na adresu City – Arena Hotel a.s., Kapitulská 5, 917 01 Trnava alebo elektronicky na e-mailovú adresu hotel@hotelarena.sk.

Na Vašu žiadosť týkajúcu sa spracúvania osobných údajov budeme odpovedať bez zbytočného odkladu, v každom prípade však do jedného mesiaca od jej doručenia. V osobitných prípadoch môžeme túto lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace, ale vždy Vás budeme o dôvodoch predĺženia lehoty informovať do jedného mesiaca od prijatia žiadosti.

Na Vaše žiadosti odpovedáme bezplatne, ale ak by Vaše žiadosti boli neprimerané, zjavne neopodstatnené alebo sa často opakujú, môžeme od Vás požadovať primeraný administratívny poplatok za ich vybavenie.

Aktualizácia osobných údajov:

Naším cieľom je spracúvať iba aktuálne a presné osobné údaje. Informujte nás prosím o všetkých zmenách Vašich osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, a to poštou na adresu City – Arena Hotel a.s., Kapitulská 5, 917 01 Trnava alebo elektronicky na e-mailovú adresu: hotel@hotelarena.sk.

Kontaktné údaje na prevádzkovateľa osobných údajov:

City – Arena Hotel a.s.
Kapitulská 5
917 01 Trnava